Beschlussvorlage - 01/BV/482/2015

1. Sach- und Rechtslage:

Die interne Arbeit der Verwaltung wird seit 30. Juni 2009 mittels der Software „Allris - Sitzungsdienst“ (Firma CC e-gov GmbH) elektronisch unterstützt.

Seit 01. August 2013 können auch alle Kommunalpolitiker über das Internet auf das Allris - Sitzungsdienst, Rats- und Bürgerinformationssystem zugreifen, um digitale Vorlagen, Niederschriften und Termine einzusehen.

Somit erfolgt das gesamte Sitzungsmanagement teilweise auf elektronischem Weg. Alle Voraussetzungen sind geschaffen, um diesen Weg der digitalen Bereitstellung von Informationen für die Kommunalpolitiker weiterzuführen.

Seit August 2012 stellt die Firma CC e-gov GmbH eine kostenlose App für iPads zur Verfügung, mit der die digitale Verfügbarkeit aller Sitzungsunterlagen gewährleistet werden kann. Mit dieser Technologie könnte soweit wie möglich und gewünscht auf jeglichen Papierversand von Sitzungsunterlagen und Protokollen verzichtet werden.

Durch den Einsatz von diesen iPads würden Einsparungen i. H. v. 5.200,00 € im Jahr erzielt werden. Diese Einsparungen sind auf die Personal-, Porto- und Druckkosten zurückzuführen, welche der derzeitige papiergebundene Sitzungsdienst verursacht.

Für die Anschaffung von 30 iPads inkl. Zubehör wird im Haushalt 2016 eine Summe

15.400 € eingeplant. Die Geräte würden sich durch die Einsparungen in 3 Jahren amortisieren. Eine Lebensdauer von 4-5 Jahren ist bei ordnungsgemäßer Bedienung und Behandlung der Technik realistisch.

Im Rahmen des „Gesetzes zur Anpassung der Abgabenordnung an den Zollkodex der Union und zur Änderung weiterer steuerlichen Vorschriften“ vom 22.12.2014 wurde durch den Bundestag und Bundesrat beschlossen, dass die private Nutzung mobiler Endgeräte wie etwa Tablet-PCs für ehrenamtliche Mandatsträger ab dem 01.01.2015 von der Einkommenssteuer befreit ist.

Durch die Einführung des papierlosen Sitzungsdienstes in der Stadtvertretung Altentreptow kann neben dem Schutz der Umwelt durch den wesentlich verringerten Papierverbrauch und verminderten Einsatz von Großdruckern auch die Personalbelastung gesenkt, sowie eine Kostenersparnis erzielt werden.

Um letztendlich eine Einsparung zu erzielen, müssen mindestens ¾ der Stadtvertreter und sachkundigen Einwohner von den iPads Gebrauch machen, d. h. von 17 Stadtvertretern mindestens 13 und von 11 sachkundigen Einwohnern mindestens 8. Eine Einweisung in den Umgang mit der App wird für alle Nutzer erfolgen. Bei Schwierigkeiten steht den Stadtvertretern und sachkundigen Einwohnern eine Mitarbeiterin des Sitzungsdienstes als Ansprechpartnerin zur Verfügung.

2. Beschlussvorschlag:

Die Stadtvertretung beschließt die Umsetzung des papierlosen Sitzungsdienstes und die damit verbundene Anschaffung von 30 iPads inklusive Zubehör.